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Sistemas Complementares


Aplicativo Mobile Agenda Activesoft

O canal direto de comunicação com os pais e alunos

O que é?
  • É o aplicativo mobile da sua Escola!
  • A Escola poderá enviar avisos diretamente para o smartphone dos responsáveis, alunos e professores, sem custo por mensagem!Vários avisos serão gerados automaticamente de acordo com os módulos contratados do sistema Activesoft.
  • O app também permitirá acesso rápido a funcionalidades que hoje existem no Portal Internet, além de conter informações da Escola, como histórico, fotos e localização.
Vantagens
  • 1. Divulgar notícias e eventos - Podem ser enviadas para pessoas específicas (por turma ou série, por turno, de uma modalidade esportiva) ou para todos os responsáveis da escola.
  • 2. Divulgar ações de marketing -Mensagens especiais para aniversariantes ou em ocasiões como o Dia das Mães (enviando apenas para mães da Escola).
  • 3. Receber mensagens dos pais - Os pais podem enviar mensagens diretamente do aplicativo para a Escola.
  • 4. Notificar ocorrências - Ocorrências registradas por professores, coordenadores ou funcionários podem ser enviadas imediatamente para o celular do responsável (após aprovação).
  • 5. Auxiliar a cobrança -Envia um lembrete alguns dias após o vencimento para os pais que não efetuarem pagamento.
  • 6. Alertar na entrada e na saída do aluno - O pai é avisado quando o aluno chega ou sai da escola, inclusive indicando o nome do responsável portador da criança.
  • 7. Comunicar ações pedagógicas - Comunicados, lembretes ou a rotina da aula.
  • 8. Estabelecer um novo canal para comunicação -Complementa a interação com os pais, que hoje normalmente utilizam grupos de WhatsApp onde a Escola não participa.
  • 9. Acesso rápido a funcionalidades do sistema - Boletim, Situação financeira, Atividades realizadas e tarifas, Horários de entrada e saída, Consumo na cantina.
Diferenciais
  • 1. Integrado ao seu sistema de Gestão - Não há necessidade de novo cadastramento ou importação de dados. O sistema usa os dados do Activesoft Gestão Acadêmica.Além disto a equipe se comunica com os pais utilizando o sistema que já conhece.
  • 2. Notificações geradas automaticamente -São enviadas mensagens quando ocorrem operações controladas pelo sistema.Por exemplo: na entrada ou saída do aluno ou quando um livro reservado torna-se disponível na biblioteca.
  • 3. A Activesoft ajudará na divulgação - Banners, folders e divulgação por e-mail.

O canal direto de comunicação com os pais e alunos !



Portal Web

Modernidade e agilidade na interação dos pais, alunos e professores com a Instituição de Ensino.

Reduza custos com funcionários dedicados a tarefas como a digitação de notas ou emissão de segunda via de boletos bancários e fidelize pais e alunos através da satisfação de terem acesso a serviços diretamente pela Internet.

Integrado aos demais módulos do sistema, permite acesso a alunos, responsáveis e professores a várias informações e operações – de acordo com os módulos licenciados. Exemplo: ao licenciar o módulo Cantina, o Portal passa a disponibilizar o extrato de produtos consumidos.

Alunos
  • Possibilita alteração de dados cadastrais mas somente após deferimento da Secretaria.
  • Visualização e impressão do boletim escolar com notas parciais e finais disponibilizadas na Internet logo após confirmação da Secretaria ou, caso desejado, apenas em uma determinada data (após a reunião com os pais, por exemplo).
  • Permite o bloqueio do acesso às notas dos alunos em situações especiais.
Responsáveis
  • Acesso independente, com senha própria e distinta da do aluno.
  • Possibilita consulta aos dados de todos os seus alunos.
  • Consulta às ocorrências dos alunos.
  • Extrato financeiro: permite consultar o histórico de pagamentos, impressão de boleto bancários e até emitir a declaração para imposto de renda sem precisar ir à escola.
  • Impressão de boleto bancário com vencimento em atraso já calcula automaticamente o valor atualizado e permite que o responsável faça o pagamento em qualquer agência bancária.
  • Solicitação de agendamento de atendimento quando integrado aos módulos Filantropia ou Matrícula online.
  • Possibilita alteração de dados cadastrais, o que otimiza o atendimento e reduz filas na época de matrícula.
Professores
  • Avaliação dos alunos (por notas, metas e/ou relatórios) e lançamento das faltas.
  • A digitação das notas parciais e finais ocorre de forma bastante prática. O sistema já calcula as médias automaticamente.
  • Consulta ao conteúdo programático, caso cadastrado pela Secretaria.
  • Consulta ao fotograma das suas turmas.
  • Possibilita o registro da frequência e das atividades realizadas diariamente através do módulo Diário de Classe.

Matrícula online

Disponibiliza o agendamento de atendimento personalizado para os responsáveis:
  • Permite o controle de atendimentos efetuados na Escola mediante agendamento prévio.
  • A Escola poderá cadastrar a disponibilidade de seus funcionários para atendimento aos responsáveis, que farão o agendamento diretamente pelo site. Com isto o atendimento dos psicólogos, coordenadores e assistentes sociais, por exemplo, será planejado e organizado. No período de matrícula a Escola pode disponibilizar "atendentes especiais" para realizar um atendimento personalizado e diferenciado para os pais.
  • Os pais e responsáveis podem efetuar o agendamento pela Internet, o que lhes garantirá um atendimento personalizado.
Automatiza o cadastramento e processamento de alunos novatos:
  • A Escola disponibilizará em seu site um formulário para que os responsáveis por alunos novatos façam o cadastramento de seus dados pessoais. Em seguida a Secretaria fará a análise dos formulários recebidos facilmente, no próprio Sistema.
  • Elimina o trabalho de digitação por parte da Secretaria. O formulário permite a digitação dos dados do aluno, pai, mãe, responsável financeiro e responsável secundário.
  • Incentiva o pai a fazer um cadastramento mais completo, já que ele possui tempo para fazê-lo, de casa.
  • Permite que o funcionário analise o cadastro antes da importação, evitando importação de dados inúteis preenchidos no site por visitantes indesejados.
  • O sistema automaticamente faz a enturmação do aluno na série indicada pelo responsável e, caso desejado, pode até gerar boletos bancários para cobrança da taxa de reserva de vaga ou da anuidade.
Realiza diversas operações na renovação de matrícula dos veteranos:
  • Esta funcionalidade irá proporcionar ao responsável pelo aluno veterano a realização das etapas iniciais do processo de renovação de matrícula de forma online, agilizando o processo burocrático e diminuindo (ou eliminando) o tempo da realização da matrícula do aluno presencialmente.
  • A Escola antecipa sua renovação de matrícula, já que disponibiliza um mecanismo fácil para os responsáveis.
  • Redução nos custos de impressão, já que o próprio responsável pode imprimir seus documentos.
  • Caso prefira enviar material para os pais (envelope de matrícula), poderá fazê-lo somente para os responsáveis que demonstraram real interesse em renovar a matrícula – e que estão aptos para isto, pois tiveram seu cadastro verificado acerca de impedimentos.
  • O responsável financeiro não precisa ir pessoalmente a Escola, pois os documentos podem ser transportados pelo aluno ou por outro responsável (mãe ou tio, por exemplo).

Controle de acesso

Funcionalidade
  • Controla as marcações de entrada e saída dos alunos.
  • Apura frequência (presença, falta, atraso) dos alunos em suas turmas.
  • Relatórios para a coordenação sobre quem atrasou ou faltou várias vezes.
  • Comunicação com os responsáveis: envio de E-mail ou SMS para os pais dos alunos que chegaram atrasados ou faltaram à aula.
Identificação
  • O aluno pode ser identificado pela digitação da matrícula ou uso de cartão (emitido pela escola ou, em algumas cidades, a própria carteira de estudante).
  • Permite o uso de biometria (impressão digital) para confirmar o aluno.
  • O sistema apresenta a fotografia dos alunos e dos responsáveis.
Segurança na saída dos alunos
  • O sistema permite a definição de quais alunos podem sair da escola desacompanhados (individualmente ou por série).
  • São cadastrados quais responsáveis podem retirar os alunos, inclusive determinando um período. Exemplo: pai e mãe sempre e, em uma semana específica, a babá.
  • Na saída do aluno, o sistema exibe as fotos dos responsáveis habilitados para retirá-lo da Escola, ficando registrado quem o retirou.
  • Caso a coordenação autorize que um responsável não cadastrado retire o aluno, o sistema exige que seus dados sejam gravados.
  • Os dados dos responsáveis são compartilhados com o Activesoft Gestão Acadêmica, evitando retrabalho.
Integração com catracas
  • Permite que a marcação das entradas e saídas dos alunos seja feita através de catracas.
  • É compatível com catracas de diversos fabricantes.

Biblioteca

Um sistema prático, ágil e versátil. Pronto para ajudar na organização e na modernização do seu centro de informações. Foi desenvolvido para atender as demandas de bibliotecas universitárias, escolares, especializadas e particulares de pequeno, médio e grande porte.

Características gerais
  • Registros ilimitados na catalogação de materiais e usuários permitindo inclusão de imagens.
  • Associa materiais a cursos, disciplinas e áreas de conhecimento.
  • Gera relatórios exigidos pelo MEC.
  • Agendamento de atividades, ocorrências, equipamentos e ambientes.
  • Controle de penalidades, multas e suspensões.
  • Caixa com controle de recebimentos parciais.
Organização
  • Entrada de dados no padrão AACR-2 através de interface amigável.
  • Geração de fichas catalográficas para qualquer tipo de suporte e referências no padrão ABNT.
  • Importação e exportação no formato MARC-21.
  • Tabela de Cutter-Sanborn disponível.
  • Controle de assinaturas de periódicos com cadastro de fornecedores.
  • Geração de Fichas Kardex.
  • Indexação de artigos.
Flexibilidade para definição dos processos
  • Políticas de circulação por tipo de material e/ou tipo de usuário
  • Suporte para etiquetas com padrões definidos pelo usuário
  • Textos personalizáveis para emissão de cartas de cobrança, e-mails etc
  • Gerador de Relatórios integrado.

Almoxarifado

Automatize o Almoxarifado da sua Instituição e tenha segurança e praticidade.

Controle de estoque dos materiais
  • Controla o estoque dos materiais de múltiplos almoxarifados (Possibilita que a escola possua diversos locais para armazenamento dos materiais (Almoxarifado Central, Almoxarifado do Prédio 1, Almoxarifado da Educação Infantil).Indicação da quantidade disponível e do estoque mínimo dos materiais em cada almoxarifado.)
  • Cadastro de materiais, organizado por grupos de materiais, com controle de estoque dos materiais por almoxarifado: o sistema gerencia a quantidade disponível e a quantidade mínima de cada material por almoxarifado.
Processos padronizados gerando organização
  • Processo de entrada de materiais: o sistema registra a entrada dos materiais em um determinado almoxarifado, armazenando informações como o fornecedor, número da nota fiscal e quantidade e preço de compra de cada material.
  • Processo de ajuste de estoque: necessário para corrigir inconsistências entre o saldo indicado pelo sistema e o estoque físico. Solicita o tipo de ajuste para permitir relatórios sintéticos.
  • Processo de movimentação de materiais: registro da transferência de materiais entre estoques possibilitando a emissão de guia para controle e assinatura dos funcionários envolvidos.
  • Processo de requisição de materiais: através do próprio programa os funcionários irão efetuar a requisição de materiais, sendo alertados da existência ou não da quantidade demandada em estoque.
  • A requisição de materiais é efetuada diretamente no sistema pelos funcionários dos diversos setores de forma online.
  • Processo de fornecimento de materiais: o funcionário do almoxarifado é avisado de que há uma requisição pendente e define as quantidades fornecidas a partir das quantidades solicitadas. Após esta etapa o funcionário entrega o material e, diretamente no sistema e sem uso de papel, o requisitante assina eletronicamente o recebimento, no que ocorre o processo de baixa de estoque e alimenta as estatísticas de consumo.
Multi-almoxarifado
  • Possibilita que a escola possua diversos locais para armazenamento dos materiais (Almoxarifado Central, Almoxarifado do Prédio 1, Almoxarifado da Educação Infantil).
  • Indicação da quantidade disponível e do estoque mínimo dos materiais em cada almoxarifado.

Cantina

Maior controle sobre a Cantina da Escola
  • Integrado ao Activesoft Gestão Acadêmica, utiliza o cadastro de alunos de forma sincronizada.
  • Atenção: Não emite cupom ou nota fiscal.
  • Permite o uso da própria carteira de estudante como o cartão do aluno, reduzindo o custo de confecção de novos cartões.
  • Maior segurança: Os pagamentos podem ser feitos nos caixas de recebimento de mensalidades.
Recebimento antecipado de receita
  • Funciona como um cartão pré-pago pois permite que os clientes possuam contas na Cantina para efetuarem créditos, evitando que diariamente efetuem pagamento com dinheiro. Os responsáveis efetuam o “depósito” na conta do aluno e este consome os produtos aos poucos.
  • Maior poder de negociação com os fornecedores nas compras devido ao capital de giro antecipado.
Maior velocidade no atendimento
  • Os alunos não precisam passar pela fila do caixa para efetuar o pagamento diariamente. Com isto os funcionários podem ser alocados apenas para a entrega dos produtos.
  • Aumenta a higiene da cantina por diminuir (ou eliminar) o manuseio de dinheiro.
Planejamento de eventos
  • Levantamento de vendas anteriores por produto em eventos (por exemplo, quantos lanches foram vendidas na festa junina do ano passado).
  • O responsável poderá consultar a movimentação financeira e os produtos consumidos pelos alunos diretamente no Portal Web (contratado separadamente).
Resultados
  • Controle de estoque de produtos e ingredientes de alimentos produzidos na própria cantina.
  • Controla o estoque de produtos prontos (como refrigerante ou chocolate) e de ingredientes (como hamburguer, queijo ou carne moída), dando baixa nos ingredientes de produtos preparados na cantina, evitando compras desnecessárias e desperdícios.
  • Informação precisa do estoque dos produtos, permitindo o controle de múltiplos pontos de vendas (Cantina principal, Cantina infantil, etc).
  • Identificação dos produtos mais vendidos por período e o consumo por período (por aluno)