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Sistemas Complementares

Ferramentas que complementam a solução, abrangendo outros setores da instituição e trazendo agilidade na interação com pais, alunos e professores.

Sistemas Complementares

Portal Web

Portal Web

Reduza custos com funcionários dedicados a tarefas como a digitação de notas ou emissão de segunda via de boletos bancários e fidelize pais e alunos através da satisfação de terem acesso a serviços diretamente pela Internet;

Integrado aos demais módulos do sistema, permite acesso de alunos, responsáveis e professores a várias informações e operações, de acordo com os módulos licenciados e as configurações de permissões definidas pela própria Escola.

Conheça as principais funcionalidades disponíveis para os usuários do Portal
  • Responsáveis
    • Possibilita consulta aos dados de todos os seus alunos;
    • Consulta às ocorrências dos alunos lançadas pela Secretaria;
    • Extrato financeiro: permite consultar o histórico de pagamentos, impressão de boleto bancários e até emitir a declaração para Imposto de Renda sem precisar ir à escola;
    • Impressão de boleto bancário com vencimento em atraso já calcula automaticamente o valor atualizado e permite que o responsável faça o pagamento em qualquer agência bancária;
    • Preenchimento da ficha médica dos alunos;
    • Solicitação de agendamento de atendimento quando integrado aos módulos Filantropia ou Matrícula online.
  • Alunos
    • Consulta de notas e outras avaliações;
    • Acesso aos diários de classe cadastrados;
    • Visualização de gabaritos e resultados de provas;
    • Consulta ao registro de frequência;
    • Download de arquivos publicados pelos professores.
  • Professores
    • Avaliação dos alunos e lançamento das faltas;
    • Registro de diários de classe, incluindo frequência, conteúdo ministrado e atividades complementares;
    • A frequência lançada pelo professor pode preencher e calcular a quantidade de aulas dadas e faltas dos alunos, reduzindo o esforço de trabalho da Secretaria;
    • Consulta ao fotograma das suas turmas;
    • O professor pode publicar arquivos para os alunos, especificando turmas e o período que eles estarão disponíveis. O sistema permite que o professor verifique quando e quais foram os alunos que visualizaram os arquivos.
  • Para todos os usuários
    • Atualização de dados cadastrais, que só serão validados após a confirmação da Escola;
    • Alteração de login e senha;
    • Canal de contato com a Instituição, por e-mail.

Matrícula online

  • Automatiza o cadastro e processamento de alunos novatos
    • A Escola disponibilizará em seu site um formulário para que os responsáveis por alunos novatos façam o cadastro de seus dados pessoais;
    • Em seguida a Secretaria fará a análise dos formulários recebidos facilmente, no próprio Sistema, eliminando o trabalho de digitação por parte da Secretaria. O formulário permite a digitação dos dados do aluno, pai, mãe, responsável financeiro e responsável secundário;
    • Incentiva o pai a fazer um cadastro mais completo, já que ele possui tempo para fazê-lo de casa;
    • Permite que o funcionário analise o cadastro antes da importação;
    • O sistema automaticamente faz a enturmação do aluno na série indicada pelo responsável e, caso desejado, pode gerar boletos bancários para cobrança da taxa de reserva de vaga ou da anuidade.
  • Realiza diversas operações na renovação de matrícula dos veteranos
    • Esta funcionalidade irá proporcionar ao responsável pelo aluno veterano a realização das etapas iniciais do processo de renovação de matrícula de forma online, agilizando o processo e diminuindo (ou eliminando) o tempo da realização da matrícula do aluno presencialmente;
    • Redução dos custos de impressão, já que o próprio responsável pode imprimir seus documentos;
    • Caso prefira enviar material para os pais (envelope de matrícula), poderá fazê-lo somente para os responsáveis que demonstraram real interesse em renovar a matrícula – e que estão aptos para isto, pois tiveram seu cadastro verificado acerca de impedimentos;
    • O responsável financeiro não precisa ir pessoalmente à Escola, pois os documentos podem ser transportados pelo aluno ou por outro responsável.
  • Torna o processo de matrícula em turmas adicionais muito mais fácil
    • Permite a inscrição dos alunos em turmas adicionais (esportes, idiomas, atividades religiosas, etc.), que normalmente existem em grande quantidade devido a modalidades, horários e professores;
    • O sistema garante a vaga para os alunos que cursaram um determinado esporte no período anterior, deixando a inscrição reservada. Eles poderão confirmar a matrícula facilmente, pela Internet;
    • Os alunos poderão também se inscrever em outras modalidades ou horários, pois o sistema mostrará todo o quadro de turmas disponíveis, exibindo informações como horários, ambiente (sala, quadra, piscina, etc.), professor e valor da mensalidade.
  • Agendamento de atendimento personalizado
    • Permite o controle de atendimentos na Escola mediante agendamento prévio;
    • A Escola poderá cadastrar a disponibilidade de seus funcionários para atendimento aos responsáveis, que farão o agendamento diretamente pelo site. Com isto o atendimento dos psicólogos, coordenadores e assistentes sociais, por exemplo, será planejado e organizado. No período de matrícula a Escola pode disponibilizar "atendentes especiais" para realizar atendimento personalizado e diferenciado para os pais.

Matrícula online

Diário de classe online

Diário de classe online

Automatiza o lançamento das atividades realizadas, tarefas delegadas pelo professor em sala de aula e da frequência dos alunos dia a dia. Este registro poderá ser feito pela secretaria via sistema ou pelo professor através da internet.

  • Otimiza o tempo dos professores e da Secretaria
    • Possibilita que os seja efetuado o registro do diário de classe (frequência diária, atividades desempenhadas, tarefas para casa, etc.);
    • A Secretaria pode utilizar estas informações para emitir o relatório Diário de Classe, atendendo obrigatoriedade da Secretaria de Educação, já com todas as informações impressas, requerendo apenas a assinatura do professor;
    • Organização: durante o período das aulas, os dados podem ser alterados facilmente, eliminando as rasuras, que não são permitidas pelo MEC. Assim a Secretaria não precisar passar os diários a limpo, basta que eles sejam impressos e assinados pelos professores. Em seguida o setor finaliza os diários, impedindo alterações.
  • Vantagens
    • Estas informações podem ser disponibilizadas no Portal Web para os alunos vinculados às turmas e para seus responsáveis. Através do Portal Web os professores podem efetuar diretamente o lançamento das informações;
    • Segurança: uma vez registrados os dados no sistema, não haverá mais o risco de perda de documentos;
    • O diário é integrado à planilha de notas; calcula e preenche automaticamente as informações de 'aulas dadas' e 'quantidade de faltas'.

Biblioteca

Um sistema prático, ágil e versátil. Pronto para ajudar na organização do seu centro de informações. Foi desenvolvido para atender as demandas de bibliotecas universitárias, escolares, especializadas e particulares de pequeno, médio e grande porte.

  • Principais características
    • Catalogação de materiais conforme o AACR2R, permitindo a entrada de todos os tipos de itens do acervo, como livros, periódicos, mapas, multimídia, etc.;
    • Integração de usuários com o sistema Acadêmico, evitando duplicação de cadastros e inconsistências de dados; Segurança nas rotinas de empréstimo, devolução e renovação, pois o sistema faz várias verificações para assegurar que todas as regras de circulação definidas pela biblioteca serão cumpridas;
    • Caixa de recebimento;
    • Segurança e auditoria, que garantem a definição de níveis de permissão por usuário e rastreabilidade de alterações realizadas.
  • Facilidades
    • Possui ferramentas que permitem que a biblioteca customize regras de catalogação, circulação, formato das etiquetas, textos pré formatados para carta de cobrança, nada consta, etc.;
    • As etiquetas podem ser impressas com tarjas coloridas, muito utilizadas em bibliotecas infantis;
    • Pesquisa de materiais rápida e avançada, além de vários relatórios para consultar o acervo e outras informações;
    • Importação de dados MARC, para uma catalogação rápida e simples;
    • Organização dos exemplares dos títulos da biblioteca, com controle individual de número de tombo, ano, forma de aquisição, biblioteca e situação;
    • Geração de referência dos materiais, de acordo com a NBR ABNT 6023 Informação e documentação - Referências – Elaboração/2002, ainda em vigor hoje;
    • Geração de ficha catalográfica com um clique;
    • Permite cadastro e registro de uso de ambientes, como salas e cabines para estudo.
  • Principais relatórios
    • Livro de tombo;
    • Relação de materiais e exemplares;
    • Relação de materiais por quantidade de empréstimos;
    • Histórico de movimentações;
    • Relação de empréstimos vencidos e pendentes;
    • Carta de cobrança de empréstimos vencidos;
    • Declaração de nada consta.

Biblioteca

Almoxarifado

Almoxarifado

Cadastro de materiais organizado por grupos, com controle de estoque dos materiais por almoxarifado: o sistema gerencia a quantidade disponível e a quantidade mínima de cada material.

  • Integração do almoxarifado com o contas a pagar
    • O sistema permite a integração entre os setores mediante a comunicação de dados das compras de materiais. Com isto reduz o tempo necessário para lançar as notas e facilita a conferência das informações, como fornecedor, valor, data e número da NF.
  • Processos padronizados:
  • Entrada de materiais
    • O sistema registra a entrada dos materiais em um determinado almoxarifado, armazenando informações como o fornecedor, número da nota fiscal e quantidade e preço de compra de cada material.
  • Ajuste de estoque
    • Necessário para corrigir inconsistências entre o saldo indicado pelo sistema e o estoque físico. Solicita o tipo de ajuste para permitir relatórios sintéticos.
  • Movimentação de materiais
    • Registro da transferência de materiais entre estoques, possibilitando a emissão de guia para controle e assinatura dos funcionários envolvidos.
  • Requisição de materiais
    • Através do próprio programa, os funcionários irão efetuar a requisição de materiais, sendo alertados da existência ou não da quantidade demandada em estoque;
    • A requisição de materiais é efetuada diretamente no sistema pelos funcionários dos diversos setores.
  • Fornecimento de materiais
    • O funcionário do almoxarifado é avisado de que há uma requisição pendente e define as quantidades fornecidas a partir das quantidades solicitadas;
    • Após esta etapa, o funcionário entrega o material e, diretamente no sistema e sem uso de papel, o requisitante assina eletronicamente o recebimento, no que ocorre o processo de baixa de estoque e alimenta as estatísticas de consumo.

App Agenda Activesoft

  • O Aplicativo “App Agenda Activesoft” foi desenvolvido para disponibilizar acesso ao Portal de uma forma otimizada para celulares, com telas de tamanho reduzido.
  • Na sua comercialização, ele pode ser
    • “Genérico”, quando a escola utiliza o aplicativo “Agenda” com logomarca da Activesoft -- neste caso o aluno ou responsável precisa informar o código da escola, além de seu login e senha.
    • “Personalizado”, quando a escola customizou e desenvolvemos um aplicativo próprio, com nome e logomarca da escola.
  • Tecnicamente, o Aplicativo (genérico ou personalizado) serve para que os alunos e responsáveis possam acessar o “9.11. Portal App Ensino Básico”, pois este Portal é que disponibiliza as informações.
  • O App Agenda Activesoft permite
    • Trocar mensagens com pais e alunos;
    • Notificar ocorrências registradas pelos coordenadores;
    • Alertar na entrada e na saída do aluno;
    • Divulgar notícias, eventos e ações de marketing;
    • Apresentar no diário de classe o conteúdo e as tarefas das aulas ministradas;
    • Disponibilizar o boletim escolar;
    • Acesso às rotinas diárias da Educação Infantil;
    • Liberar a visualização de títulos de cobrança;
    • Emitir comunicados de cobrança;
    • Dar acesso ao extrato de consumo na cantina.
  • Vale ressaltar algumas informações importantes
    • As funcionalidades estarão disponíveis conforme módulos contratados;
    • O Aplicativo está disponível para equipamentos da Apple (iOS) e Android, funcionando em celulares ou tablets.

App Agenda Activesoft